Warum Meeting-Protokoll-Software?

Viele Organisationen scheitern beim Optimieren ihrer Meeting-Prozeduren. Als Ergebnis von zahlreichen nichtformalisierten Meetings ergibt sich ein Berg von ganz verschiedenen Dokumenten der Meeting-Protokolle. Das Fehlen von Strukturen, Organisation und Hilfen beim Suchen machen es schwer, selbst die in den Meetings getroffenen Entscheidungen aufzufinden.

Um Ordnung in dieses Chaos zu bringen, verwenden inzwischen viele Unternehmen Meeting-Protokoll Software wie MeetingBooster.

Verstehen der Meeting-Protokoll-Software

Meeting-Protokolle ergeben sich aus den simultan zum Geschehen gemachten Notizen bzgl. Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben während des Meetings. Der Hauptgrund für diese Dokumente ist die Möglichkeit, getroffene Entscheidungen zu überprüfen und in Aktionen umzusetzen und/oder in früheren Meetings begonnene Diskussionen ggf. fortzuführen. Das Dokument des Meeting Protokolls ist gängiger Weise in einem der folgenden Stile gehalten: Verlaufs- Ergebnis- oder Wortprotokoll.

Bestimmte Meeting-Typen, wie z.B. Vorstandssitzungen erfordern spezifische Elemente und Stile. Die Verwendung von Meeting-Protokoll-Software ist dem Protokollführer dabei behilflich, verschiedenste Meetings zu identifizieren, zu dokumentieren und korrekt zu formatieren. Falls Sie das Erstellen von Meeting Protokollen mühsam finden, kann die Verwendung von Meeting-Protokoll Software wie z.B. MeetingBooster den Prozess vereinfachen, Verantwortung und Konsistenz verbessern und die insgesamte Effizienz steigern.

Meeting-Protokoll-Software

Es gibt verschiedene Meeting-Protokoll-Software auf dem Markt, die sich bzgl. der gebotenen Funktionen deutlich unterscheiden. Mit vielen von ihnen ist allerdings – abgesehen von diversem Schnickschnack – nicht mehr möglich als auf herkömmliche Weise, also mit MS Word. Ganz anders Programme wie z.B. MeetingBooster: Diese Softwares glänzen u.a. durch ein eingebautes Berechtigungssystem, das beim Nutzer entsprechende Rechte voraussetzt, damit er auf die Meeting-Informationen zugreifen kann. Damit sind Ihre Daten sicher und können nur von dazu berechtigten Nutzern eingesehen bzw. verändert werden. Das gilt für das ganze System und stellt die Basis des Meeting Moduls dar. Gastgeber können registrierte Nutzer sehr einfach einladen, Protokollführer haben auf alle Teilnehmer Zugriff – selbst während des Meetings. Ist das Meeting beendet verteilt die Meeting-Protokoll-Software das fertig formatierte Protokoll an alle Teilnehmer und archiviert es, sodass es später für alle berechtigten Nutzer zur Verfügung steht.

Software wie MeetingBooster sind als professionelle Werkzeuge konzipiert und nicht für kurze, sporadische Meetings gedacht. Wenn Sie formalisierte Meeting-Prozeduren wollen und das Maximum aus Ihren Meetings herausholen wollen, kann Meeting-Protokoll-Software wie MeetingBooster ihre Stärken ausspielen. Mit weiteren Funktionen, z.B. solche zum Abstimmen, Pro-Kontra-Entscheidung sowie Bewertung sind, kombiniert mit einem intuitiven Modul zum Protokollführen, bessere Ergebnis durch dieses System praktisch garantiert. Durch die Zusammenarbeit mit gängigen Webinar-Tools wie GoToMeeting können die Meetings lokal vor Ort oder auch online stattfinden – und selbst eine Kombination aus beiden ist möglich! Mit der Zuweisung von Nutzer-Funktionen wie Gastgeber, Referent und Protokollführer können Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer interessiert bleiben, während die wichtigen Daten erfasst, organisiert und automatisch archiviert werden.

Beim Zugriff auf die Meeting-Protokoll Dokumente, bieten Programme wie MeetingBooster eine proprietäre Such- und Kombi-Funktion, sodass der Nutzer auch Meeting- und Themen-übergreifend nach Themen, Aufgaben und Notizen suchen – und die Ergebnisse in einem zusammengefassten Dokument speichern kann. Das macht das Überprüfen sehr einfach, was zu mehr Verantwortungsbewusstsein und insgesamt zu gesteigerter Effizienz führt. Auch dabei - nicht zu vergessen -  haben Nutzer immer nur Zugriff auf Daten, die für sie freigegeben wurden, das heißt, die Vertraulichkeit ist von Beginn an bis zum Schluss gewährleistet.